Sumber: Buku “4 Dicipline of Execution”

Dalam buku berjudul The 4 Disciplines of Execution atau biasa disebut dengan 4DX,  didasarkan pada prinsip focus, leverage, engagement, dan accountability, terlihat pada 4 prinsip berikut:

1. Focus on the Widly Important atau WIG

Ini merupakan hal yang sangat penting. Bagaimana bisa mencapai suatu goal yang sangat penting, jika kita tidak tahu goal penting apa yang ingin dicapai? Secara sederhana, gunakan format “from X to Y by When” dalam merumuskan WIG, dimana:

• X adalah kondisi sekarang
• Y adalah hasil yang ingin dicapai
• When adalah tenggat waktu kapan Y akan tercapai

Dengan format “from X to Y by When” ini, kita akan memiliki pengukuran yang jelas kapan WIG akan tercapai, misalnya “meningkatkan penghimpunan lembaga dari Rp 400.000.000 menjadi Rp 900.000.000 pada Desember 2021. Franklin Covey menyarankan jumlah goal yang dikejar maksimal 3 saja, namun haruslah benar-benar yang paling penting. Karena semakin sedikit goal yang dicanangkan, semakin tinggi kemungkinan mencapai goal tersebut dengan excellence.

2. Act on the Lead Measures

Tentukan focus yang dapat diukur. Kebanyakan kita cenderung berfokus pada “lag measures” atau pengukuran seberapa baik kita mencapai goal di masa lalu. Tapi dalam konsep 4DX – The 4 Disciplines of Execution, ditekankan bahwa justru harus berfokus pada lead measures karena inilah salah satu kunci penting keberhasilan eksekusi. Lead measures memiliki dua karakteristik:

• Terprediksi, artinya jika lead measures bergerak, maka goal atau lag measure akan bergerak pula
• Dapat dipengaruhi, artinya kita memiliki control sepenuhnya di tangan kita.

Misalnya, naiknya penghimpunan lembaga 900.000.000 pada akhir tahun 2021 adalah goal (lag measures), sementara fundraising door to door 150 calon donator per bulan adalah lead measures.

3. Keep a Compelling Scorecard

Gunakan scoreboard yang memotivasi Anda dan tim. Apabila dalam suatu lembaga tidak ada scoreboard, mana mungkin mereka terpacu untuk mati-matian mengejar penghimpunan suatu lembaganya, bila mereka tidak tahu bahwa ternyata mereka tertinggal penghimpunannya dari lembaga lainnya?

Dalam 4DX menekankan pentingnya menggunakan scoreboard yang memotivasi. Ada 3 prinsip yang harus dimengerti:

1. Kinerja tim akan jauh berbeda jika menggunakan skor
2. Scoreboard untuk staff cukup sederhana, sedangkan untuk pimpinan jauh lebih kompleks
3. Penggunakan scoreboard untuk memotivasi tim supaya lebih semangat dalam mencapai goal.

Lalu kriteria atau karaktersitik scoreboard yang memotivasi itu yang seperti apa?

• Sederhana
• Mudah dilihat oleh seluruh anggota tim
• Sebaiknya menunjukkan lead dan lag measurement

Yang harus diperhatikan saat membuat scoreboard adalah:

• Melibatkan seluruh anggota tim dalam pembuatan scoreboard, sehingga rasa memiliki scoreboard akan terbangun total
• Tambahkan nama tim, foto anggota tim dan selogan tim yang bisa menciptakan kebersamaan tim
• Tentukan siapa yang bertanggung jawab dalam mengupdate scoreboard dan frekuensi updatenya.

4. Create a Cadence of Accountability

Menciptakan irama accountability atau ciptakan budaya monitoring dan evaluasi. Evaluasi tim seharusnya diadakan secara teratur, minimal seminggu sekali. Dimulai dengan masing-masing anggota tim melaporkan hasil komitmen minggu lalu berikut hasil pencapaiannya, lalu dilanjutkan dengan melakukan review atas scoreboard yang ada. Di sini para pempimpin harus jeli dalam tahap melalukan review. Seluruh tim harus memperoleh pembelajaran tentang bagaimana mengulangi dan memperbesar keberhasilan yang dicapai; serta bagaimana menghindari kegagalan minggu sebelumnya. Dan bisa menggunakan kesempatan ini untuk merayakan keberhasilan dan pencapaian kecil yang berhasil didapat untuk memompa semangat semua anggota tim. Dan di akhiri masing-masing anggota tim menyatakan komitmennya untuk minggu berikutnya. Pempimpin bisa membantu anggota tim untuk mremilah-milah komitmen mana yang lebih penting yang akan mendapatkan impact yang lebih besar untuk lembaga.

Kunci keberhasilan monitoring dan evaluasi adalah:

• Tetapkan jadwal yang teratur dan konsisten
• Durasi singkat (antara 20 – 30 menit)
• Pimpinan memberikan contoh dengan langsung melaporkan komitmen dan pencapain
• Perbaharui scoreboard
• Merayakan keberhasilan mencapai komitmen
• Membagikan review tentang apa yang membuat komitmen berhasil dan gagal

Nah itu dia beberapa resumenya. Semoga bisa bermanfaat ya.