Sumber: Webinar “WFH Produktif untuk OPZ”
Oleh: Marwan Mujahid (Ketua Dewan Pelaksana BMH)
Sekolahamilindonesia – Mulanya wabah corona atau yang akrab disebut dengan covid-19 terasa jauh dan tak terjangkau nyata di Indonesia. Namun seiring berjalannya waktu, pemerintah menginformasikan bahwa corona sudah ada di Depok, Jawa Barat dan tak jauh dari Jakarta sebagai Ibukota Negara. Seiring berjalannya waktu, wabah corona ini semakin merabak dan semakin banyak masyarakat yang sudah terkena virus ini. Para amil segera sigap, selain menyiapkan tim masing-masing, para amil juga menyusun rencana kolaborasi pencegahan dan pengurangan resiko menyebarnya wabah virus Covid-19. Untuk itu, para amil harus dipastikan memiliki pemahaman yang benar mengenai wabah corona ini, juga keterampilan dasar yg memadai terhadap penyebaran dan penularan virus Corona.
Selain itu, menanggapi isu Covid-19 Presiden RI Joko Widodo meminta jajarannya dan masyarakat untuk fokus pada tiga hal; yakni mengurangi mobilitas orang dari satu tempat ke tempat lainnya, mengurangi kerumunan yang membawa risiko penyebaran Covid-19, serta melakukan pembatasan sosial atau social distancing. Untuk menyikapi isu social distancingini, tentu perlu perubahan pola kerja untuk masing-masing perusahaan terutama pada organisasi pengelola zakat (OPZ), sejauh ini opsi yang muncul adalah WFH. Apa itu WFH? Adalah singkatan dari Work From Home, yaitu sebuah konsep di mana para amil di suatu lembaga dapat melakukan pekerjaannya dari rumah.
Pada dasarnya, bekerja dari rumah memungkinkan amil untuk bekerja dengan jam yang fleksibel dan tidak terlalu terikat dengan aturan 9-5. WFHsendiri nyatanya juga bisa membantu para amil untuk menyeimbangkan dunia kerja dan kehidupan sehari-harinya. Bekerja dari rumah pun juga dipercaya dapat membuat pekerjaan selesai lebih cepat, efektif dan efisien.
Keuntungan WFH itu apa saja sih? diantaranya yatitu: lebih fleksibel dalam menyelesaikan pekerjaan, mengurangi biaya transportasi, produktivitas meningkat, memperoleh kepuasan kerja, work-life balance, dan terhindar dari distraksi tempat kerja. Selain keuntungan, WFH pun juga ada kerugiannya, yaitu: kehilangan motivasi kerja, biaya listrik dan internet di rumah membengkak, komunikasi yang kurang lancer dengan rekan kerja, stres karena tuntutan pekerjaan, dan tidak semua pekerjaan bisa dilakukan dengan konsep WFH ini.
Nah karena itu, ada beberapa hal yang perlu disiapkan untuk WFH, diantaranya: laptop atau komputer, koneksi internet yang stabil, mengenakan pakaian yang bersih, memakai ruang kerja yang nyaman, dan menyiapkan air minum. Selain hal-hal yang perlu disiapkan untuk WFH, juga ada lima hal yang perlu diperhatikan untuk menerapkan WFH ini, yaitu:
- Mindset
Amil perlu menanamkan mindset bahwa WFH ini adalah amanah atau kepercayaan, untuk mereka yang dipercayai menjalankannya, harus menjaganya. Jadi tidak bisa sembarangan dan melepas tugas begitu saja. Ini menjadi hal yang penting sekali, agar amil amanah. Para pimpinan juga harus bisa memahamkan anggotanya terkait mindset ini. Bahwa WFH adalah amanah. - Sosialisasi
Sosialisasi terhadap amil melalui pendekatan ideologi, pendekatan strategis, dan pendekatan pragmatis. Sosialisasi ini penting dan butuh proses, sebab kapasitas setiap orang bervariasi, tapi kita juga tidak ingin hasil pekerjaan kita bervariasi pula. Maka dari itu perlu kita set supaya kebijakan-kebijakan dan sistem-sistem yang berlaku tersosialisasikan secara maksimal. - Komitmen
Ada beberapa komitmen yang harus dipatuhi oleh amil selama menjalankan WFH, yaitu: a. Komitmen pencapaian target, b. komitmen menjalankan kebijakan WFH dari atasan, dan c. Komitmen siap dengan segala reward dan punishment yang berlaku. Misal jam 8 s.d. jam 9 rapat online untuk menyampaikan report dan memberitahu kerjaan apa hari ini, lalu jam 5 mereport pekerjaan yang mereka lakukan. Jika mereka mendapatkan perintah di grup whatsapp atau email dan tidak direspon berkali-kali, maka WFH nya dicabut, batas waktu respon selama 30 menit. - Sistem
Sistem yang harus dialkukan adalah: a. Sistem kerja, b. Sistem komunikasi dan koordinasi, dan c. Sistem evaluasi. Contoh: absensi dan koordinasi dengan menggunakan zoom setiap pagi pukul 09.00 WIB, membatasi aktivitas di luar rumah dan pusat keramaian, absensi dibuat dengan menggunakan spreadsheat saat meeting di zoom, merespon arahan koordinasi maksimal selama 30 menit (baik di whatsapp grup, whatsapp pc, telfon ataupun email). Sedangkan yang tidak boleh dilakukan adalah: selama WFH berpergian ke luar kota ataupun luar negeri tanpa izin kecuali sangat mendesak. Rapat internal dan eksternal dengan zoom, jika tatap muka langsung harus seizin pimpinan. - Monitoring
WFH membuat sistem monitoring harus lebih diperketat dan diperjelas tolak ukur dari masing-masing pekerjaannya. Monitoring dari hasil kerja bisa dilakukan dengan meeting di zoom, koordinasi di grup whatsapp ataupun update di trello (sesuai dengan kesepakatan Lembaga).
Adapun memang teknologi menjadi salah satu kunci keberhasilan pola WFH, berikut beberapa saran aplikasi yang bisa digunakan untuk memfasilitasi WFH;
- Whatsapp, Telegram, dan Email – untuk komunikasi dan koordinasi
- Zoom meeting, Skype, dan Google Meet – untuk rapat teleconferance
- Trello dan Slack – untuk monitoring pekerjaan
- HRMS dan Zainly – untuk mengukur kualitas kerja amil
Untuk kebutuhan lain, bisa dicustom dengan meng-hire vendor.
Nah kira-kira tips apalagi nih menerapkan WFH untuk memutus tali rantai penyebaran virus covid-19? (*).
Notulensi webinar: bit.ly/notulensiwfhsai
